Intelligenza artificiale in ufficio: il digitale nella gestione del workplace

La rapida diffusione dell’Intelligenza Artificiale in ufficio  rappresenta un significativo passo avanti non solo nell'ottimizzazione di processi e modelli organizzativi, ma anche nella gestione degli spazi di lavoro, che si fa più consapevole.

L’Intelligenza Artificiale (IA) non è mai stata così al centro dell’attenzione come in questi ultimi tempi. E con le sue pressoché illimitate potenzialità, sta aprendo nuove opportunità per migliorare la gestione degli spazi di lavoro, dimostrandosi sempre più un’importante leva strategica e competitiva su cui puntare.

Sfruttare le potenzialità dell'intelligenza artificiale nella gestione dell’ufficio significa essenzialmente implementare sofisticate tecnologie in grado di apprendere, ragionare ed elaborare informazioni in modo simile agli esseri umani.

L’adozione di questi strumenti permette di elaborare ed analizzare grandi quantità di dati per identificare trend e modelli con cui poter gestire e organizzare gli spazi di lavoro in modo più attento, consapevole ed efficiente.

L’avvento dell’ufficio intelligente

Oggigiorno si parla sempre più spesso di ufficio intelligente - o smart office - in riferimento a un ambiente di lavoro pensato, creato e gestito in chiave tecnologica.

La parola d’ordine è efficienza, che non vuol dire solo ottimizzazione dei costi operativi ma anche miglioramento delle performance in termini di sicurezza, comfort, produttività e sostenibilità.

Gli uffici intelligenti rappresentano una vera e propria rivoluzione nella gestione operativa degli spazi, grazie all'utilizzo di algoritmi avanzati che consentono di ottenere preziose informazioni per migliorare la gestione operativa degli spazi e, da ultimo, la qualità e il livello dell’employee experience.

Va detto però che questi strumenti, per quanto straordinari dal punto di vista strategico, vanno visti come un supporto complementare al lavoro del professionista, la cui capacità di comprensione del contesto  e delle dinamiche organizzative è essenziale per interpretare correttamente le informazioni fornite dagli algoritmi e tradurle in azioni concrete.

Principali utilizzi dell’Intelligenza Artificiale in ufficio

Sebbene non ci siano limiti all'implementazione di strumenti basati sull'Intelligenza Artificiale nella gestione degli uffici, è possibile individuare tre principali aree di applicazione.

Ottimizzazione degli spazi

Gli algoritmi di intelligenza artificiale offrono un grande aiuto per ciò che concerne la gestione e l’organizzazione delle aree di lavoro. Questi strumenti analizzano accuratamente i dati relativi alle dimensioni dell’ufficio e alle interazioni tra i dipendenti e gli spazi disponibili, identificando layout e configurazioni in grado di massimizzare l'utilizzo dello spazio, creando un ambiente più confortevole e funzionale, in linea con le nuove tendenze del workplace.

Oltre alla pianificazione degli spazi, gli algoritmi di intelligenza artificiale possono essere impiegati anche per l'ottimizzazione delle risorse. Attraverso l'analisi dei dati relativi all'utilizzo di attrezzature e sale riunioni, ad esempio, essi sono in grado di suggerire un'allocazione efficiente delle risorse in base alle specifiche esigenze, contribuendo così a migliorare i flussi di lavoro e ottimizzare i costi operativi dell'organizzazione.

Efficientamento delle operazioni di manutenzione

Oltre alla manutenzione ordinaria e straordinaria, oggi si parla sempre più di manutenzione predittiva, che sta rapidamente emergendo come una pratica molto vantaggiosa nell’ambito del facility management. Grazie all'utilizzo dell'intelligenza artificiale, è possibile monitorare costantemente lo stato degli impianti e delle apparecchiature all'interno dello spazio di lavoro, al fine di individuare il momento ottimale per l'esecuzione di interventi di manutenzione.

Attraverso l'impiego di sensori e algoritmi di machine learning che si basano su una combinazione di dati storici e in tempo reale, si può conoscere preventivamente la probabilità di un guasto  imminente. La manutenzione preventiva permette dunque alle aziende e ai professionisti del facility management di adottare un approccio proattivo, intervenendo preventivamente per evitare situazioni critiche e salvaguardando così l’operatività dell’ufficio.

Uffici più green

L’intelligenza artificiale può svolgere un ruolo significativo nel promuovere la sostenibilità nel settore immobiliare, offrendo soluzioni avanzate per il monitoraggio e la gestione delle risorse in base ai bisogni effettivi dell'ufficio.

Grazie all'impiego di tecnologie basate sull'intelligenza artificiale, dunque, è possibile ridurre il consumo energetico non necessario, contribuendo alla tutela dell’ambiente. Per farsi un’idea delle potenzialità di questi strumenti, basti pensare che Google ha ridotto del 40% il consumo energetico dei suoi data center proprio sfruttando l'intelligenza artificiale.

Tra gli strumenti più diffusi, ci sono sensori intelligenti che, collegati agli impianti dell’ufficio, monitorano costantemente elementi come la qualità dell’aria, l’illuminazione e la temperatura. In questo modo si riducono le spese e si promuove uno spazio di lavoro più sostenibile.